Arrendadores y administradores pequeños · Por James Grokman, CEO, TapeAndFloat · Publicado · Actualizado

Calendario de mantenimiento preventivo para arrendadores

Un calendario de mantenimiento preventivo es una lista de los trabajos recurrentes que necesita cada renta (filtros del aire, prueba de alarmas de humo, canaletas, calentador de agua, control de plagas) con cada cuánto se hacen, cuándo se hicieron y cuándo toca de nuevo. Convierte reparaciones sorpresa en reparaciones programadas.

Descarga gratis: Calendario de mantenimiento preventivo (Excel). Un renglón por tarea recurrente por propiedad; escriba la última vez que se hizo y cada cuántos meses, y la próxima fecha, los días restantes y el estado se llenan solos. Marca tareas vencidas o próximas, renglones sin intervalo o sin fecha, tareas sin responsable y propiedades que no están en su lista. Incluye una hoja de Ideas de tareas con intervalos de ejemplo. Sin pedir su correo.

1. Un renglón por tarea por propiedad

Anote cada trabajo recurrente de cada propiedad: la propiedad, la unidad (o vacío para todo el edificio), la tarea, una categoría, cada cuántos meses, la fecha en que se hizo por última vez y quién lo hace. Una sola lista para todas las propiedades muestra lo que se acerca en todo su portafolio, no solo en el lugar que visitó al último. Use el mismo nombre de propiedad en cada renglón.

2. Próxima fecha = última vez + el intervalo

No escriba las próximas fechas a mano. Anote la fecha en que se hizo la tarea y el intervalo en meses, y deje que la hoja los sume. Cuando se termine el trabajo, cambie la fecha de la última vez y la próxima fecha avanza sola. Si la tarea nunca se ha hecho, ponga una primera fecha.

3. Tome los intervalos de la fuente, no de un blog

Cada cuánto necesita atención un filtro, un calentador de agua o un equipo de aire depende del equipo, del filtro y del edificio. Use las instrucciones del fabricante, los requisitos de su aseguradora, su contrato de renta y las reglas locales. La hoja de Ideas de tareas tiene intervalos solo de ejemplo para empezar; cámbielos para sus propiedades.

4. Alarmas de humo en Texas

Texas fija los deberes del arrendador sobre alarmas de humo en el Código de Propiedad, capítulo 92, subcapítulo F. La sección 92.255 exige al menos una alarma de humo en cada recámara, más una en el pasillo que sirve a varias recámaras y una en cada nivel de una unidad de varios niveles. La sección 92.258 exige que el arrendador confirme que cada alarma funciona al inicio de la posesión de cada inquilino, probándola con humo, con el botón de prueba o con el procedimiento del fabricante. Durante el contrato, el deber de revisar o reparar aplica cuando el inquilino reporta una falla o pide una revisión, y el arrendador debe responder en un tiempo razonable. Ponga el paso "probar al entrar" en su lista de rotación (vea la lista de rotación de unidades) y anote la fecha. Otros estados tienen sus propias reglas.

5. Asigne cada tarea a alguien

Una tarea sin nombre al lado no se hace. Anote el proveedor o la persona de su equipo en cada renglón, y si el inquilino necesita aviso antes de entrar. Su contrato y las reglas de su estado dicen cuánto aviso se requiere; sígalas. Los papeles de los proveedores que hacen el trabajo se tratan en certificados de seguro y facturas de proveedores.

6. Junte visitas por propiedad

Agrupe las tareas que caen el mismo mes en la misma propiedad, como filtros, revisión de fugas bajo los lavabos y prueba de contactos GFCI, en una sola visita y un solo aviso al inquilino. Menos viajes y menos entradas dejan más contentos a los inquilinos y bajan las facturas de proveedores.

7. Una revisión mensual de mantenimiento preventivo

Las reparaciones que piden los inquilinos siguen en su lista de órdenes de trabajo; vea solicitudes de mantenimiento y órdenes de trabajo.

Esto es información general sobre cómo llevar una oficina, no asesoría legal. Consulte las reglas de su estado y su ciudad, y su contrato de renta.

Dónde ayuda un asistente

Los reportes de proveedores, las facturas y los mensajes de inquilinos llegan por lugares distintos. Durante la prueba piloto, TapeAndFloat lo configura paso a paso en su propia hoja de Google: anota las visitas terminadas con lo que usted reenvía, le marca lo que se acerca o está vencido y prepara los avisos a proveedores e inquilinos. Usted aprueba antes de que salga cualquier cosa, y una persona real revisa todo.

Prueba gratis de 60 días: reenvíe los correos de sus obras al asistente, siga trabajando en su propia hoja y le avisamos lo que se está escapando. Durante la prueba lo configuramos pieza por pieza y una persona revisa todo. Sin app nueva, sin tarjeta. Pida un lugar en la prueba.

Más guías

Preguntas frecuentes

¿Qué es un calendario de mantenimiento preventivo?

Una lista de los trabajos recurrentes que necesita cada renta, como filtros del aire, prueba de alarmas de humo, canaletas, calentador de agua y control de plagas, con el intervalo, la última vez y la próxima fecha de cada uno.

¿Cada cuánto se cambian los filtros del aire en una renta?

Depende del equipo, del filtro y del edificio. Siga las instrucciones del fabricante y ponga ese intervalo en su calendario; la columna de intervalo del calendario gratis se puede cambiar.

¿Los arrendadores en Texas tienen que probar las alarmas de humo?

La sección 92.258 del Código de Propiedad de Texas exige que el arrendador confirme que cada alarma funciona al inicio de la posesión de cada inquilino, y que la revise o repare durante el contrato cuando el inquilino reporta una falla o lo pide. Esto es información general, no asesoría legal.

¿Necesito software de administración para el mantenimiento preventivo?

No. Una hoja con un renglón por tarea por propiedad funciona si alguien mantiene al día las fechas; mantenerla al día y marcar lo que toca es lo que TapeAndFloat configura durante la prueba piloto.

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