Arrendadores y administradores pequeños · Por James Grokman, CEO, TapeAndFloat · Publicado 25 de octubre de 2026 · Actualizado 25 de octubre de 2026

Cómo controlan los arrendadores pequeños los depósitos de seguridad y los descuentos al desocupar

Un registro de depósitos es un renglón por inquilino con el monto retenido, fotos del estado al entrar, la fecha de salida, la dirección de reenvío y la fecha límite de devolución. Los arrendadores pequeños se meten en problemas cuando se pasa la fecha o no detallan los descuentos: en Texas el depósito o la lista detallada se debe entregar a más tardar 30 días después de que el inquilino entrega la unidad, y si no, se presume mala fe.

No es asesoría legal. Información general para oficinas pequeñas, vigente al 25 de octubre de 2026. Citamos leyes de Texas como ejemplo; su estado y sus contratos controlan los detalles.

Descarga gratis: Control de depósitos de seguridad y descuentos al desocupar (Excel). Un renglón por inquilino; anote la fecha de salida y la hoja pone la fecha límite (Texas: 30 días, editable), calcula la devolución y marca lo vencido, lo que vence en 7 días, la falta de dirección de reenvío y los descuentos sin factura ni cotización. Sin pedir su correo.

1. Empiece el renglón al entrar el inquilino

Anote inquilino, unidad, monto del depósito, fecha de recibo y dónde se guarda. Adjunte el formulario de estado firmado y fotos con fecha de cada cuarto. Sin ese registro es difícil demostrar después que un daño es más que el desgaste normal.

2. Pida la dirección de reenvío por escrito al desocupar

Pídala al responder el aviso de salida y otra vez al recibir las llaves. En Texas el arrendador no tiene que devolver ni detallar hasta que el inquilino da una dirección de reenvío por escrito (Código de Propiedad de Texas 92.107), pero conviene pedirla pronto y anotar la fecha.

3. Ponga la fecha límite en el calendario el día que entrega la unidad

Texas: a más tardar el día 30 después de que el inquilino entrega la propiedad (92.103). Otros estados usan otros plazos; anote la fecha exacta en el renglón. Las reglas cambian por estado; esto es información general, no asesoría legal.

4. Detalle cada descuento con comprobante

Haga la inspección de salida con las fotos de entrada a la mano. Para cada descuento anote el motivo, el monto y la factura o cotización. Texas no permite descontar el desgaste normal (92.104), y quien retiene un depósito de mala fe puede deber $100 más tres veces lo retenido indebidamente más honorarios de abogado (92.109).

5. Mande la devolución y la lista, y cierre el renglón

Ya salió y no hay dirección de reenvío: pídala por escrito.
Faltan 7 días y no hay inspección: prográmela.
Descuento sin factura ni cotización: consígala antes de enviar.
Devolución y lista enviadas: anote la fecha y cómo se mandó.

Los trabajos de rotación suelen generar los descuentos; vea la lista para rotación de unidades.

Si durante el arrendamiento hubo daños u otro asunto del contrato, el registro con fecha de lo que se observó y lo que se mandó va en un registro de incumplimientos y avisos, con enlace desde el renglón del depósito.

Dónde ayuda un asistente

Los avisos de salida, direcciones y facturas de reparación llegan por correo y mensaje. TapeAndFloat lee lo que reenvía, actualiza el renglón de depósito de cada inquilino en su propia hoja de Google y le marca las fechas límite próximas y los descuentos sin factura.

Prueba gratis de 60 días: reenvíe los correos de sus obras al asistente, siga trabajando en su propia hoja y le avisamos lo que se está escapando. Durante la prueba lo configuramos pieza por pieza y una persona revisa todo. Sin app nueva, sin tarjeta. Pida un lugar en la prueba.

Más guías

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo tiene un arrendador en Texas para devolver el depósito?

A más tardar el día 30 después de que el inquilino entrega la propiedad (92.103), una vez que dio una dirección de reenvío por escrito (92.107).

¿Se puede descontar el desgaste normal?

No en Texas (92.104). Los descuentos deben ser por daños y cargos de los que el inquilino es responsable según el contrato.

¿Qué pasa si se retiene el depósito de mala fe?

En Texas el arrendador puede deber $100, tres veces lo retenido indebidamente y los honorarios razonables de abogado del inquilino (92.109). No cumplir el plazo de 30 días hace presumir mala fe.

¿Necesito software de administración para controlar depósitos?

No. Una hoja con un renglón por inquilino funciona si alguien la mantiene al día; eso es lo que automatiza TapeAndFloat.

Herramientas gratis

Control de mantenimiento y órdenes de trabajo (Excel): pone fechas límite por urgencia y marca órdenes vencidas, emergencias sin proveedor y facturas mayores al tope.
Registro de incumplimientos y avisos (Excel): una hoja de Registro (un renglón por asunto: fecha observada, propiedad / unidad, inquilino, tipo de asunto, cláusula del contrato, qué pasó en hechos simples, enlace de evidencia / fotos, aviso enviado, fecha de envío, forma de entrega, enlace de la copia guardada, respuesta del inquilino, fecha de seguimiento, fecha resuelto, quién lo atendió), una hoja de Unidades con el inquilino actual y el enlace al contrato firmado, y Ajustes con días de ejemplo para seguimiento y asuntos abiertos; marca sin enlace de evidencia, avisos sin copia guardada o sin fecha o forma de entrega, sin fecha de seguimiento, seguimientos vencidos, abiertos demasiado tiempo, nadie a cargo y unidades que no están en su lista. Solo para llevar registros: su contrato y la ley local y estatal definen qué aviso se requiere y cómo debe entregarse; información general, no asesoría legal.
Lista y registro de cambio de servicios (Excel): una hoja de Cambios (un renglón por unidad, por servicio, por entrada, salida o periodo vacío: compañía, número de cuenta, quién tiene la cuenta después, cambio o baja pedido, confirmado y comprobante, lectura del medidor con fecha y enlace de foto, fecha y monto del último recibo, monto a cobrar, fechas de envío y pago), una hoja de Unidades con los servicios que paga el inquilino y el dueño según el contrato, y Ajustes con días de ejemplo para avisos, último recibo y seguimiento; marca cambios sin pedir antes de la mudanza, sin confirmación, lecturas o fotos que faltan, últimos recibos sin llegar, cobros sin enviar o sin pagar y unidades que no están en su lista. Su contrato y la ley local y estatal definen quién paga y qué se puede cobrar; información general, no asesoría legal.
Registro de solicitudes de mantenimiento fuera de horario (Excel): una hoja de Solicitudes (un renglón por solicitud: fecha y hora en que llegó, propiedad / unidad, quién llamó, número para regresar la llamada, categoría, lo que dijo, mensaje de seguridad dado, urgencia que decide una persona (Emergencia ahora / Siguiente día hábil / Rutina), quién decidió, proveedor llamado, hora de la llamada de regreso, programado para, fecha resuelta, enlace de fotos), una hoja de Unidades y Ajustes con categorías de ejemplo y metas de ejemplo que fija su propia política; marca solicitudes sin urgencia, emergencias sin llamada de regreso, llamadas después de su meta, siguiente día hábil sin programar, sin proveedor, abiertas demasiado tiempo y unidades que no están en su lista. Olor a gas, fuego o humo: que salga y llame al 911 primero. Información general, no asesoría legal.
Calendario de obligaciones de propiedades (Excel): una hoja de Obligaciones (un renglón por propiedad por obligación: renovación de seguro, impuesto predial, cuotas de HOA, registro o permiso, revisión del escrow; a quién se paga, póliza o cuenta #, fecha de vencimiento, monto, quién paga, escrow confirmado, días de aviso, fecha de pago, enlace al comprobante, cotización de renovación pedida), una hoja de Propiedades y días de aviso de ejemplo editables; marca pagos vencidos sin pagar, los que vencen pronto, sin fecha, sin monto, sin comprobante, escrow sin confirmar, pólizas por vencer sin cotización y propiedades desconocidas. La oficina de impuestos de su condado, su HOA y su aseguradora ponen las fechas reales; información general, no asesoría fiscal, legal ni de seguros.
Registro de inspección de entrada y salida (Excel): una hoja de Inspecciones (un renglón por unidad por inspección: fecha en que toca, fecha hecha, quién, inquilino presente y firmó, enlace de fotos, fotos con fecha, daño anotado, costo estimado, enlace de factura, dirección de reenvío, estado, fecha límite del depósito según su ajuste) y una Lista por cuarto con el estado de entrada y salida lado a lado; marca inspecciones atrasadas, salidas sin inspección de entrada, fotos o firmas que faltan, daños sin costo, costos sin factura y fechas límite de depósito cercanas. Información general, no asesoría legal.
Control de W-9 y 1099 de pagos a proveedores para arrendadores (Excel): una hoja de Beneficiarios para plomeros, aire acondicionado, limpieza, mantenimiento, abogados y otros proveedores (tipo de entidad, fecha de W-9 recibido, dirección postal; nunca el número fiscal completo) y una de Pagos (fecha, proveedor, monto, forma de pago, propiedad / unidad), con total por proveedor en el año fiscal y alertas de pagado sin W-9, W-9 después del primer pago, arriba del límite de reporte (editable; $2,000 para pagos de 2026 según irs.gov), corporaciones por confirmar, abogados, sin dirección, pagos con tarjeta/app y pagos a alguien fuera de la lista. Si su renta debe presentar 1099: consulte a su preparador. Información general, no asesoría fiscal.
Registro de consultas y visitas de renta (Excel): un renglón por interesado (fecha de recibido, origen, propiedad y unidad, fecha de mudanza pedida, primera respuesta, fecha de visita, siguiente paso y fecha, estado, último contacto), con alertas de sin respuesta, visitas pasadas sin actualizar, visitó sin seguimiento, siguientes pasos vencidos y consultas viejas; límites en la hoja Ajustes.
Control de rentas y recargos por atraso (Excel): un renglón por unidad por mes; muestra el saldo, el primer día en que aplica un recargo y el límite de recargo de Texas según el tamaño del edificio, y marca rentas vencidas, recargos mayores al límite, cobrados muy pronto o sin aviso en contrato escrito, efectivo sin recibo, promesas no cumplidas y saldos sin recordatorio.
Control de vencimientos y renovaciones de contratos (Excel): un renglón por contrato; anote la terminación y los días de aviso del contrato y la hoja calcula el límite de aviso, la fecha para decidir y un recordatorio, y marca contratos por decidir, límites de aviso vencidos sin mandar nada, contratos ya terminados, ofertas sin respuesta y renovaciones aceptadas sin firmar.
Plantilla de estado de cuenta para propietarios (Excel): propiedades y dueños, ingresos y gastos anotados una vez, y un renglón de estado por propiedad por mes con renta cobrada, otros ingresos, gastos, honorario (% ajustable), reserva retenida y neto al dueño; marca gastos sin recibo, sin categoría, propiedades desconocidas y saldos negativos.
Calendario de mantenimiento preventivo (Excel): un renglón por tarea recurrente por propiedad con intervalo en meses, última vez, próxima fecha y días restantes; marca tareas vencidas y próximas, renglones sin intervalo o fecha, sin responsable y propiedades desconocidas; hoja de Ideas de tareas con intervalos de ejemplo y la nota de alarmas de humo en Texas (Cód. Prop. 92.255, 92.258).
Control de depósitos y descuentos al desocupar (Excel): pone la fecha límite de devolución desde la fecha de salida (Texas: 30 días, editable) y marca depósitos vencidos, que vencen en 7 días, sin dirección de reenvío o con descuentos sin factura.
Comparar: hoja de cálculo vs software: cómo se compara una hoja más un asistente con el software de contratistas.
Control de papeleo de proveedores (Excel): marca W-9 y COI faltantes y COI de proveedores que vencen en 30 días.
TapeAndFloat en español: la página principal y la prueba gratis.

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