Arrendadores y administradores pequeños · Por James Grokman, CEO, TapeAndFloat · Publicado · Actualizado

Estados de cuenta para propietarios

El estado de cuenta del propietario es el reporte mensual que el administrador manda a cada dueño: renta cobrada, otros ingresos, gastos pagados, honorario de administración, reserva retenida y el neto a pagar. Un administrador pequeño lo arma con una hoja de ingresos y gastos, con recibo para cada gasto.

Descarga gratis: Plantilla de estado de cuenta para propietarios (Excel). Anote propiedades y dueños, cada pago recibido y cada factura pagada; la hoja Estados suma el mes de cada propiedad: renta cobrada, otros ingresos, gastos, honorario (un % que usted ajusta), reserva retenida y neto al dueño. Marca gastos sin recibo, gastos sin categoría, renglones de una propiedad que no está en su lista y estados con saldo negativo. Sin correo.

1. Qué lleva un estado de cuenta

2. La cuenta, en una línea

Neto al dueño = renta cobrada + otros ingresos - gastos - honorario - reserva retenida

Ejemplo (números solo ilustrativos): una propiedad cobra $1,000 de renta y $50 de otros ingresos, tiene una reparación de $150, un honorario del 10% de la renta ($100) y una reserva de $200. El neto es $1,000 + $50 - $150 - $100 - $200 = $600. Use el honorario, la reserva y las reglas de su propio contrato; estos números solo muestran la cuenta.

3. Anote el dinero que entra y sale una sola vez, al momento

Lleve dos listas sencillas para todas las propiedades: ingresos (mes, propiedad, unidad, renta u otro, monto, fecha recibida) y gastos (mes, propiedad, proveedor, categoría, monto, fecha de pago, recibo archivado). Use el mismo nombre de propiedad en cada renglón. Al cierre del mes el estado es una suma por propiedad y mes, no una búsqueda entre movimientos del banco y mensajes. Para el control de rentas, vea cobro de renta y recargos por atraso.

4. Un recibo detrás de cada gasto

Los dueños preguntan más por los gastos que por cualquier otra cosa. Guarde la factura o el recibo con cada renglón de gasto y márquelo como archivado. Si la factura llegó como foto o mensaje, guárdela también. Antes de mandar un estado, revise que cada gasto tenga recibo y categoría; lo que esté sin categoría se corrige primero. Las facturas de proveedores se tratan en certificados de seguro y facturas de proveedores.

5. Categorías que el dueño entiende

Elija una lista corta y úsela cada mes: reparaciones, mantenimiento, preparación, servicios, jardinería, limpieza, materiales, seguro, impuestos, HOA, publicidad, otro. Categorías constantes permiten al dueño comparar meses y dar a su contador un resumen limpio al final del año. Los costos de rotación van en preparación; vea control de días vacantes y preparación de unidades.

6. Cuando el saldo es negativo

Algunos meses una reparación grande cuesta más que la renta cobrada. El estado debe mostrar el neto negativo con claridad, y su contrato de administración debe decir qué sigue: lo cubre la reserva, el dueño manda fondos o pasa al mes siguiente. Avísele al dueño antes de que llegue el estado, con el recibo adjunto.

7. Una rutina de cierre de mes

  1. Revise que cada pago de renta del mes esté anotado.
  2. Revise que cada factura pagada esté anotada con categoría y recibo.
  3. Revise el estado de cada propiedad: primero las alertas, luego el neto.
  4. Mande a cada dueño su estado con los recibos adjuntos, luego pague el neto y anote la fecha.

Las reglas sobre el manejo de fondos de dueños, cuentas fiduciarias o de depósito y las licencias de administración de propiedades varían por estado. Esto es información general sobre cómo llevar una oficina, no asesoría legal, fiscal ni contable: consulte las reglas de su estado y hable con su contador sobre cómo retiene y paga el dinero de los dueños.

Dónde ayuda un asistente

Los recibos, facturas y avisos de pago llegan por correo, mensaje y foto. Durante la prueba piloto, TapeAndFloat lo configura paso a paso: lee lo que usted reenvía, anota cada partida en la propiedad correcta de su propia hoja de Google y prepara el estado mensual de cada dueño a partir de los recibos. Usted aprueba el estado antes de que salga cualquier cosa, y una persona real revisa todo.

Prueba gratis de 60 días: reenvíe los correos de sus obras al asistente, siga trabajando en su propia hoja y le avisamos lo que se está escapando. Durante la prueba lo configuramos pieza por pieza y una persona revisa todo. Sin app nueva, sin tarjeta. Pida un lugar en la prueba.

Más guías

Preguntas frecuentes

¿Qué es un estado de cuenta del propietario?

Un reporte mensual que el administrador manda a cada dueño con la renta cobrada, otros ingresos, gastos pagados, el honorario de administración, la reserva retenida y el neto a pagar del periodo.

¿Cómo calculo el neto a pagar al dueño?

Neto = renta cobrada + otros ingresos - gastos - honorario - reserva retenida. Use el honorario y la reserva de su contrato de administración.

¿Necesito recibo de cada gasto en el estado de cuenta?

Tener un recibo o factura detrás de cada gasto es buena práctica y responde la mayoría de las preguntas del dueño. Qué registros debe guardar depende de su estado y de su contrato; consulte las reglas de su estado y a su contador.

¿Necesito software de administración para mandar estados de cuenta?

No. Una hoja con ingresos, gastos y un renglón de estado por propiedad por mes funciona si alguien la mantiene al día; anotar recibos y preparar los estados es lo que TapeAndFloat automatiza.

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