Arrendadores y administradores pequeños · Por James Grokman, CEO, TapeAndFloat · Publicado · Actualizado

Inspección de entrada y salida con fotos con fecha

Una inspección de entrada y salida es un registro con fecha, cuarto por cuarto y con fotos, del estado de una unidad al entrar el inquilino y otra vez al salir, para comparar cualquier cargo al depósito con el estado inicial.

Descarga gratis: Registro de inspección de entrada y salida (Excel). Una hoja de Inspecciones con un renglón por unidad por inspección (fecha en que toca, fecha en que se hizo, quién, firma del inquilino, enlace de fotos, fotos con fecha, daño anotado, costo, factura, dirección de reenvío) y una Lista por cuarto con el estado de entrada y de salida lado a lado. Marca inspecciones atrasadas, salidas sin inspección de entrada registrada, fotos o firmas que faltan, daños sin costo y costos sin factura. Los renglones de ejemplo están marcados; bórrelos antes de empezar. No pide correo.

1. Por qué importan las dos inspecciones

Una inspección de salida sola solo muestra cómo se ve la unidad hoy. Sin un registro de entrada de la misma unidad, una pared raspada o una alfombra manchada pudo estar así antes del inquilino. La inspección de entrada es la base; la de salida se compara con ella, artículo por artículo.

2. Use la misma lista cuarto por cuarto las dos veces

Recorra la unidad siempre en el mismo orden: entrada y sala, cocina, cada baño, cada recámara, área de servicio y clima, y luego el exterior. En cada cuarto revise paredes y pintura, techo, pisos, ventanas y persianas, puertas y cerraduras, luces y contactos, alarmas de humo, y los muebles fijos y aparatos de ese cuarto. Anote un estado corto (bien, regular, gastado, dañado, falta) y una nota para lo que no esté bien. Use la misma lista a la salida, en el mismo renglón, para ver los dos estados lado a lado.

3. Fotos que sirvan después

4. Que el inquilino vea y firme el registro de entrada

Invite al inquilino al recorrido de entrada, o dele la lista y unos días para agregar lo que usted no vio. Pídale que la firme con fecha y guarde una copia para cada parte. Un registro de entrada firmado es mucho más confiable que notas que nadie más vio. Ofrezca lo mismo a la salida cuando pueda.

5. Desgaste normal o daño: compare y luego decida

Las reglas de depósitos por lo general separan el desgaste normal del daño mayor. Antes de marcar algo como daño, compárelo con las notas y fotos de entrada y con el tiempo que vivió el inquilino. Para cada cargo, anote un costo estimado y adjunte la factura o cotización cuando la tenga. Las reglas exactas, plazos y avisos de depósitos dependen de su estado y su contrato; vea la guía de control de depósitos al salir, y consulte a un abogado si tiene dudas.

6. Cierre la salida a tiempo

Haga la inspección de salida en cuanto le regresen las llaves, antes de empezar cualquier preparación, para que el registro muestre cómo la dejó el inquilino. Pida por escrito una dirección de reenvío. Luego la unidad pasa a su lista de rotación de unidades, y los días vacía aparecen en sus números de preparación y días vacantes.

7. Una revisión semanal

Una vez por semana, filtre el registro: inspecciones con fecha pasada sin hacer, salidas sin inspección de entrada, inspecciones sin fotos o sin firma del inquilino, daños sin costo, costos sin factura y fechas límite de depósito que se acercan. Cada una se atiende o recibe una fecha.

Un daño o asunto del contrato que se encuentre entre inspecciones (durante una reparación, por ejemplo) va en su propio renglón en un registro de incumplimientos y avisos, con el enlace a las fotos con fecha.

Dónde ayuda un asistente

Las fotos de inspección suelen quedar regadas en teléfonos y mensajes. Durante la prueba piloto, TapeAndFloat guarda las fotos que usted manda por mensaje o correo desde la unidad, por unidad y fecha, en su propia hoja de Google y Drive, marca las salidas sin inspección registrada y prepara el desglose del depósito con sus notas para que usted lo apruebe. No sale nada sin su aprobación, y durante la prueba una persona real revisa todo. Las decisiones sobre cargos siguen siendo suyas.

Prueba gratis de 60 días: siga trabajando en su propio teléfono, correo y hoja de Google. Pida su lugar en la prueba piloto.

Más guías

Preguntas frecuentes

¿Qué es una inspección de entrada y salida?

Un registro con fecha, cuarto por cuarto y con fotos, del estado de una unidad de renta al entrar el inquilino y otra vez al salir, para compararlos artículo por artículo.

¿Qué debe cubrir la lista de inspección de entrada?

Cada cuarto en el mismo orden: paredes y pintura, techo, pisos, ventanas y persianas, puertas y cerraduras, luces y contactos, alarmas de humo, muebles fijos y aparatos, más áreas de servicio y exterior, cada uno con un estado corto, una nota y un número de foto.

¿Cómo hago que las fotos sirvan después?

Conserve la fecha en cada foto o guárdelas en una carpeta con la unidad y la fecha, anote los números de foto en la lista y guarde la carpeta durante todo el contrato, no en el teléfono de una sola persona.

¿El inquilino debe firmar la inspección de entrada?

Sí, cuando se pueda. Invítelo al recorrido o dele la lista para revisarla, pídale que la firme con fecha y guarde una copia para cada parte.

¿Puedo cobrar del depósito el desgaste normal?

Las reglas de depósitos por lo general separan el desgaste normal del daño mayor, y los detalles cambian por estado y contrato. Compare con el registro de entrada, documente cada cargo con costo y factura, y revise las reglas de su estado o consulte a un abogado.

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