Arrendadores y administradores pequeños · Por James Grokman, CEO, TapeAndFloat · Publicado · Actualizado

Servicios al entrar y salir: cambios, lecturas y cobros

Una lista de cambio de servicios es un renglón por unidad, por servicio y por mudanza: quién tiene la cuenta después, cuándo se pidió y se confirmó el cambio o la baja, la lectura del medidor con foto con fecha, el último recibo y cualquier cobro que permita el contrato.

Descarga gratis: Lista y registro de cambio de servicios (Excel). Una hoja de Cambios con un renglón por unidad, por servicio, por evento (entrada, salida o periodo vacío de preparación): compañía, número de cuenta, quién tiene la cuenta después, fecha en que se pidió el cambio o la baja, confirmado y comprobante, lectura del medidor, fecha y enlace de la foto, fecha y monto del último recibo, monto a cobrar, fecha enviado y fecha pagado. Una hoja de Unidades dice qué servicios paga el inquilino según el contrato y cuáles paga el dueño, y Ajustes tiene días de aviso de ejemplo que usted puede cambiar. Marca cambios sin pedir antes de la mudanza, mudanzas sin confirmación, lecturas o fotos que faltan, últimos recibos que no han llegado y cobros sin enviar o sin pagar. Los renglones de ejemplo están marcados; bórrelos antes de empezar. No pide correo.

1. Por qué se escapan los servicios en el cambio de inquilino

Las fechas de mudanza cambian, y entre llaves, inspecciones y limpieza es fácil olvidar los servicios. Un inquilino nuevo entra sin poner la luz a su nombre y el dueño sigue recibiendo el recibo. Un inquilino sale, da de baja el servicio unos días antes, y el equipo de preparación llega a una unidad sin luz ni agua. Un último recibo llega semanas después de cerrar el depósito, y nadie se acuerda de la lectura. Cada cosa es pequeña; juntas cuestan dinero y llamadas. Un renglón por servicio por mudanza resuelve casi todo.

2. Anote quién paga cada servicio, por unidad

Para revisar un cambio, primero necesita saber a nombre de quién debe quedar cada cuenta. Para cada unidad, haga la lista de servicios (luz, gas, agua y drenaje, basura, internet, lo que haya) y quién paga cada uno: el inquilino o el dueño (a veces incluido en la renta). Cópielo del contrato a la hoja de Unidades, y ponga la misma lista en su carta de bienvenida para que el inquilino la vea por escrito. Su contrato de arrendamiento y la ley local y estatal definen quién paga cada servicio y qué se le puede cobrar al inquilino; revíselos o consulte a un abogado.

3. Entrada: el mismo mensaje y los mismos pasos con cada inquilino

Unos días antes de la entrada (el número en Ajustes es un ejemplo; escoja el suyo), mándele al inquilino la lista de servicios que debe poner a su nombre y la fecha en que debe empezar el servicio. Pídale algo que pueda guardar: un número de confirmación, un correo de la compañía o una captura de pantalla. Use el mismo mensaje, el mismo plazo y los mismos pasos con cada inquilino. El día de la entrada, lea cada medidor y tome una foto con fecha de cada uno, al mismo tiempo que su inspección de entrada con fotos con fecha. En los servicios que se quedan a nombre del dueño, la lectura también va en el renglón para revisar el primer recibo.

4. Salida: coordine la baja y el regreso al dueño

Cuando llegue el aviso de salida, agregue renglones de salida para cada servicio. Pídale al inquilino que programe la baja o el cambio para su fecha de salida y que le avise cuando esté hecho. Para los servicios que deben regresar a nombre del dueño mientras la unidad está vacía, pida el servicio a nombre del dueño desde ese mismo día, para que el trabajo de preparación tenga luz y agua. Cómo funcionan los cambios, las bajas y las lecturas finales depende de cada compañía de servicios; pregúntele a la suya qué necesita y con cuánta anticipación, y póngalo en su propia lista. Anote la fecha en que lo pidió y la confirmación que recibió.

5. Lecturas del medidor con fotos con fecha

El día de la salida, vuelva a leer cada medidor. Tome una foto donde se vea el número del medidor y la lectura, conserve la fecha de la foto, y ponga la lectura y el enlace en el renglón. Guarde las fotos con las fotos de inspección de la unidad, no en el teléfono de una sola persona. Si después un último recibo se ve mal, la lectura y la foto son con lo que lo compara.

6. Últimos recibos y cobros al inquilino

Los últimos recibos muchas veces llegan después de la salida. En Ajustes hay un número de días de ejemplo para esperar antes de que la hoja marque un último recibo que no ha llegado. Si el contrato dice que el inquilino paga un servicio que se quedó a nombre del dueño, o una parte, anote el monto en el renglón y guarde las cuentas junto: el recibo, las lecturas y las fechas. Cobre solo lo que permitan su contrato y la ley local y estatal; revíselos o consulte a un abogado. Mándele al inquilino un mensaje corto y detallado con copia del recibo, y anote la fecha en que lo mandó y la fecha en que se pagó. Si los servicios sin pagar se pueden descontar del depósito también depende de su contrato y de la ley de su estado; vea la guía de control de depósitos al salir y consulte a un abogado antes de descontar algo.

Si administra para dueños, los últimos recibos y los pagos de cobros van en el estado de cuenta para el propietario y en su contabilidad de renta por unidad, con el recibo adjunto.

7. Una revisión semanal

Una vez por semana, filtre la hoja de Cambios: mudanzas próximas sin cambio pedido, mudanzas que ya pasaron sin confirmación, lecturas o fotos que faltan, últimos recibos que no han llegado y cobros sin enviar o sin pagar. Cada uno recibe un mensaje, una llamada o una fecha. Los renglones de servicios van junto con el resto del trabajo en su lista de rotación de unidades, y para los mensajes a inquilinos puede usar las plantillas de comunicación con inquilinos.

Esto es información general sobre cómo llevar una oficina, no asesoría legal. Su contrato de arrendamiento y la ley local y estatal definen quién paga y qué se puede cobrar; revíselos o consulte a un abogado.

Dónde ayuda un asistente

Las fechas de mudanza, las confirmaciones de servicios y los últimos recibos llegan por correo y mensaje en fechas distintas para cada unidad. Durante la prueba piloto, TapeAndFloat anota en su propia hoja de Google las fechas de mudanza y los correos de servicios que usted reenvía, marca los cambios sin pedir antes de una mudanza, las mudanzas sin confirmación y las lecturas que faltan, y prepara los recordatorios para inquilinos y dueños y el mensaje detallado de cobro para que usted los apruebe. Se arma paso a paso, no sale nada sin su aprobación, y durante la prueba una persona real revisa todo. Las llamadas a las compañías de servicios y las decisiones sobre cobros siguen a su cargo.

Prueba gratis de 60 días: siga trabajando en su propio correo y hoja de Google. Pida su lugar en la prueba piloto.

Más guías

Preguntas frecuentes

¿Qué debe incluir una lista de cambio de servicios?

Un renglón por unidad, por servicio y por mudanza: compañía y número de cuenta, quién tiene la cuenta después, la fecha en que se pidió y se confirmó el cambio o la baja, la lectura del medidor con foto con fecha, el último recibo y cualquier monto a cobrar con fecha de envío y de pago.

¿Quién paga los servicios entre un inquilino y otro?

Depende de su contrato y de su acuerdo con el dueño; revíselos. Muchos arrendadores regresan los servicios que paga el dueño a su nombre mientras la unidad está vacía, para que la preparación tenga luz y agua, y anotan la fecha y la lectura.

¿Por qué tomar lecturas del medidor al entrar y al salir?

Una lectura con foto con fecha en cada día de mudanza muestra qué consumo le toca a cada inquilino o al dueño, para revisar los últimos recibos y cualquier cobro contra ella.

¿Puedo cobrarle servicios al inquilino?

Solo lo que permitan su contrato y la ley local y estatal; revíselos o consulte a un abogado. Si lo hace, mande un mensaje detallado con copia del recibo y las lecturas, y anote la fecha de envío y la de pago.

¿Se pueden descontar del depósito los servicios sin pagar?

Depende de su contrato y de la ley de su estado; revíselos o consulte a un abogado antes de descontar algo. De todos modos guarde el recibo, las lecturas y los mensajes en el renglón.

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