Arrendadores y administradores pequeños · Por James Grokman, CEO, TapeAndFloat · Publicado · Actualizado

Registro de incumplimientos de contrato y avisos

Un registro de incumplimientos y avisos es un renglón por asunto: la fecha en que se observó, la unidad, el inquilino, la cláusula del contrato, qué pasó en hechos simples, la evidencia, qué aviso se mandó, cuándo y cómo, dónde está guardada la copia, la respuesta del inquilino, la fecha de seguimiento y cuándo se resolvió.

Descarga gratis: Registro de incumplimientos y avisos (Excel). Una hoja de Registro con un renglón por asunto: fecha observada, propiedad / unidad, inquilino, tipo de asunto, cláusula del contrato, qué pasó (solo hechos), enlace de evidencia / fotos, aviso enviado (Sí/No), fecha de envío, forma de entrega, enlace de la copia guardada, respuesta del inquilino, fecha de seguimiento, fecha resuelto y quién lo atendió. Una hoja de Unidades tiene cada unidad, el inquilino actual y un enlace al contrato firmado, y Ajustes tiene días de ejemplo para el seguimiento y para marcar asuntos abiertos demasiado tiempo, que usted puede cambiar. Marca renglones sin enlace de evidencia, avisos enviados sin copia guardada o sin fecha o sin forma de entrega, seguimientos vencidos, asuntos abiertos demasiado tiempo, renglones sin nadie a cargo y unidades que no están en su lista. Los renglones de ejemplo están marcados; bórrelos antes de empezar. No pide correo.

1. Por qué un registro y no la memoria

La mayoría de los asuntos del contrato son pequeños y se arreglan con una conversación: una queja de ruido, un carro en el pasto, basura afuera. El problema empieza cuando uno no se arregla y meses después nadie puede decir qué se vio, qué se mandó ni cuándo. Un mensaje en el teléfono de una persona y un aviso en papel sin copia no son un registro. Un renglón por asunto, llenado el mismo día, sí lo es.

2. Escriba lo que pasó, no lo que piensa

Anote la fecha y la hora en que usted u otra persona lo observó, la unidad, el inquilino y la cláusula del contrato con la que tiene que ver. En la columna de "qué pasó", escriba hechos simples: quién vio qué, cuándo y dónde. "Se vio un perro en la unidad durante la reparación del 12/10; no hay mascota en el contrato" es un hecho. "El inquilino está metiendo un perro otra vez" es una opinión. Los hechos son más fáciles de revisar después y más justos para el inquilino.

3. Guarde la evidencia con el renglón

Tome fotos con fecha cuando tenga sentido, guarde las quejas por escrito de vecinos u otros inquilinos y conserve los mensajes relacionados. Póngalos en una carpeta por unidad (junto con las fotos de la inspección de entrada y salida) y pegue el enlace en el renglón. Si un renglón no tiene enlace de evidencia, la hoja lo marca para que usted decida si hace falta.

4. Avisos: qué se mandó, cuándo, cómo y dónde está la copia

Si manda un aviso o una carta, anote cuatro cosas en el renglón: que se mandó, la fecha, la forma de entrega y un enlace a la copia exacta que mandó. Su contrato de arrendamiento y la ley local y estatal definen qué aviso se requiere y cómo debe entregarse; revíselos o consulte a un abogado. Este registro no lo decide por usted. Su trabajo es mostrar, después, exactamente qué salió y cuándo. La hoja marca un aviso enviado sin copia guardada, sin fecha o sin forma de entrega.

5. Los mismos pasos con cada inquilino

Use el mismo proceso, el mismo tipo de mensaje y el mismo seguimiento para el mismo tipo de asunto, sin importar quién sea el inquilino. Decida una vez la rutina de su oficina (qué recibe un recordatorio amable, qué recibe una carta por escrito, cuándo alguien da seguimiento) y aplíquela en cada unidad. Un registro parejo también es cómo puede mostrar que trató a los inquilinos de la misma manera. Para preguntas de vivienda justa o de un caso específico, consulte a un abogado.

6. Anote la respuesta y ponga una fecha de seguimiento

Anote cómo respondió el inquilino (una llamada, un mensaje, una carta, sin respuesta) y la fecha. Cada renglón abierto debe tener una fecha de seguimiento y el nombre de una persona. En Ajustes hay un número de días de ejemplo después de mandar un aviso antes de que la hoja marque que falta seguimiento, y un número de días de ejemplo antes de marcar un asunto como abierto demasiado tiempo. Son la rutina de su oficina, no plazos legales. Cuando el asunto se resuelva, anote la fecha y el renglón se pone gris. Para los mensajes a inquilinos puede usar las plantillas de comunicación con inquilinos.

7. Una revisión semanal

Una vez por semana, filtre el Registro: seguimientos vencidos, avisos sin copia guardada, renglones sin evidencia o sin nadie a cargo y asuntos abiertos demasiado tiempo. Cada uno recibe una llamada, un mensaje o una fecha. Si un asunto afecta el contrato hacia adelante, anótelo en su control de vencimiento y renovación de contratos; si hay daños, guarde el registro con su control de depósitos al salir. Antes de decidir algo más que un recordatorio, consulte a un abogado.

Esto es información general sobre cómo llevar registros, no asesoría legal. Su contrato de arrendamiento y la ley local y estatal definen qué aviso se requiere y cómo debe entregarse; revíselos o consulte a un abogado.

Dónde ayuda un asistente

Las quejas, las fotos y los avisos llegan por correo y mensaje de distintas personas en distintos días. Durante la prueba piloto, TapeAndFloat lleva este registro en su propia hoja de Google con lo que usted reenvía, marca los avisos sin copia guardada y los seguimientos vencidos, y prepara recordatorios de seguimiento para que su oficina los apruebe. No da asesoría legal y no manda avisos por su cuenta; se arma paso a paso, y durante la prueba una persona real revisa todo. Qué aviso mandar, y cuándo, sigue siendo decisión suya.

Prueba gratis de 60 días: siga trabajando en su propio correo y hoja de Google. Pida su lugar en la prueba piloto.

Más guías

Preguntas frecuentes

¿Qué debe incluir un registro de incumplimientos del contrato?

Un renglón por asunto: fecha observada, unidad, inquilino, cláusula del contrato, qué pasó en hechos simples, un enlace de evidencia o fotos, si se mandó aviso, la fecha de envío, la forma de entrega, un enlace a la copia guardada, la respuesta del inquilino, una fecha de seguimiento, la fecha resuelto y quién lo atendió.

¿Con cuánta anticipación debo avisar al inquilino de un incumplimiento?

Eso lo definen su contrato de arrendamiento y la ley local y estatal, no este registro; revíselos o consulte a un abogado. El registro anota qué mandó, cuándo, cómo y dónde está guardada la copia.

¿Cómo debo entregar un aviso al inquilino?

Su contrato y la ley local y estatal definen cómo debe entregarse; revíselos o consulte a un abogado. Use la forma que use, anótela en el renglón con la fecha y un enlace a la copia exacta.

¿Por qué guardar copia de cada aviso?

Para poder mostrar después exactamente qué se mandó y cuándo. Un aviso marcado como enviado sin copia guardada se marca en la hoja para encontrarlo y archivarlo.

¿Todos los inquilinos deben tener el mismo proceso?

Sí. Use los mismos pasos, el mismo tipo de mensaje y el mismo seguimiento para el mismo tipo de asunto en cada unidad, y anote cada uno igual. Para preguntas de vivienda justa o de un caso específico, consulte a un abogado.

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